[Empreendedorismo] - Administração Remota - Parte 1

Esse post foi publicado originalmente no antigo Blog do Corey e não necessariamente representa a atual opinião do autor. 

Como já falei por aqui, mudei de cidade deixando pra trás a rotina de ir diariamente na loja, por esse motivo precisei desenvolver um método de administração remota. Alguns leitores sugeriram que eu compartilhasse minha experiência, hoje falarei um pouco de como faço esse trabalho.

No meu ramo a presença do proprietário na loja ocorre em praticamente 100% das pequenas empresas, atitudes como a minha são mal vistas perante os olhos dos colegas. Fui questionado se eu não tinha medo dos meus funcionários quebrarem a loja. Penso o seguinte, se fosse assim, não existiriam redes, o Pão de Açúcar seria apenas um mercadinho de vila e o Mc Donalds seria um dos “Dogs da Tia” da vida. É possível sim controlar relativamente bem uma empresa de forma remota. É fácil? Não! É garantido? Claro que não! É a melhor alternativa? Provavelmente não, mas é possível de ser feito.

Acontece que boa parte das pessoas que tentam fazer isso o fazem sem o menor critério e preparo e como tudo na vida que começa mal, termina mal. No meu caso, procurei planejar a maior quantidade de variáveis possíveis buscando soluções profiláticas, ou seja, procurei maneiras de evitar problemas ou se eles ocorrerem que sejam solucionados o mais fácil e rápido possível. Para isso tomei alguns cuidados:

Funcionários

A primeira coisa que precisei fazer foi remodelar o quadro de funcionários da loja. Um dos meus funcionários foi promovido a gerente, contratei uma pessoa para assumir o cargo antigo dele e contratei um auxiliar de serviços gerais. Até então, eu fazia grande parte do trabalho, mas com minha ausência, precisei mudar isso, distribuindo tarefas e delegando coisas importantes.

O gerente passou a ser responsável por boa parte do trabalho que eu fazia: compras, controle de contas a pagar e receber, depósitos bancários, etc. Esse tipo de atividade é crítica para o sucesso da empresa, além de demandar muita confiança. A parte da confiança eu analiso da seguinte maneira: não confio totalmente em ninguém, mas uso a tecnologia para aumentar a sensação de segurança. Para algum dos funcionários passar a perna em mim o cara tem que ser muito criativo, confio na metodologia de trabalho e na tecnologia de controle que possuo.

Para que o trabalho fosse realizado o mais perto possível do que acho correto, elaborei alguns POPs (procedimentos operacionais padrão), explicando detalhadamente como cada tarefa deve ser realizada, fiz POPs para o gerente, para os atendentes e auxiliares. As tarefas jamais serão realizadas 100% do jeito que acho correto, algumas coisas podem ser mensuradas, por exemplo, recentemente acompanhei uma negociação de compra do gerente (monitorando e-mails). Deixei fluir, mas no final ele acabou fechando num preço superior ao que eu desejaria pagar, me intrometi, mandei um e-mail ao vendedor e consegui o desconto pretendido expondo minhas razões (compra de quantidade X, pagamento a vista, etc). Obviamente não consigo pegar todos esses erros e muita coisa passa, mas não me resta outra alternativa a não ser aceitar um resultado mediano.

Não vou mentir, não sinto totalmente seguro e confortável com meu negócio nas mãos de terceiros cuja capacidade é duvidosa, tenho certeza absoluta que eu faria tudo bem melhor, mas tenho que me adaptar a isso, caso contrário serei fracassado.

Acesso remoto

Em segundo lugar, habilitei as ferramentas de controle remoto do meu software de gestão. Aqui cabe uma observação importante: muitos lojistas buscam a solução de TI mais barata possível, o que quase sempre acaba por prejudicar o desempenho da gestão. Ao modernizar a estrutura de informática da loja, eu poderia ter optado por um software gratuito ou mesmo por algum cujo custo fosse somente inicial (tenho colegas que não fazem nem isso, usam software crackeado mesmo), porém optei por um software completo, porém caro (200 mangos mensais). Durante o tempo que eu estava diariamente a frente da loja, esse software demonstrou-se como uma Ferrari pra andar na Marginal Tietê as 8 da manhã, porém agora a coisa inverteu.

Praticamente todo o acesso remoto que preciso é feito através desse software. Tenho controle total do que está acontecendo na loja, em tempo real, no meu notebook ou no smartphone. Sei qual a receita da loja, ticket médio, qual vendedor está vendendo o que e com qual margem, estoque, compras, títulos a pagar, etc. Isso é muito importante, afinal tenho os números nas mãos, não perco o controle do que acontece na empresa. O software tem outras ferramentas legais como monitoramento de contas de e-mails, captura da tela dos computadores além de permitir acesso do meu contador a dados fiscais.

Outra coisa importante é manter back-up de conexão de internet. Não costumo ter muitos problemas de conexão, mas mesmo assim meu servidor está configurado para fazer uma conexão via 3G toda vez que a conexão principal cair. Ter boas máquinas também é importantíssimo. Meu servidor é uma máquina dedicada, com excelente configuração e no-breaks que o sustentam por um tempo considerável, as outras máquinas são mais simples porém as mantenho com manutenção preventiva em dia e todas também possuem no-breaks.

Bom, pra não fica muito extenso, vou dividir esse post em duas partes. Na segunda parte falarei mais sobre o uso da tecnologia e como faço visitas a loja.