[Empreendedorismo] - Administração Remota - Parte 2

Esse post foi publicado originalmente no antigo Blog do Corey e não necessariamente representa a atual opinião do autor. 

A primeira parte dessa postagem pode ser lida aqui.Continuando meu relato de como faço a administração remota da minha loja, hoje falarei sobre o uso de câmeras e a importância das visitas a empresa.

 

Câmera com controle de movimento

Monitoramento por câmeras

Logo que comprei a loja e a modernizei, instalei câmeras IP. Com elas consigo visualizar remotamente tudo o que acontece em tempo real na loja, além de ter as imagens gravadas em HDs. O acesso as câmeras é feito pelo mesmo software de gerenciamento, o que me permite várias lincagens, por exemplo, consigo visualizar ao mesmo tempo um determinado funcionário num PDV (ponto de venda) e a tela do computador dele. Posso visualizar a imagem de determinada câmera, num determinado dia e horário, acessando o HD que armazena as imagens, isso é especialmente útil pra mostrar a um funcionário que ele fez tal coisa em tal momento, mesmo ele dizendo o contrário...

Algumas das câmeras possuem controle de movimentação por via remota, ou seja, consigo movimenta-las para melhorar a visualização, mas a grande sacada dessa funcionalidade é que os funcionários percebem que as câmeras estão se mexendo, logo sabem que estou de olho neles. Consigo habilitar meu software para fazer esses movimentos de forma aleatória, emulando meu controle (mas não contem pra ninguém, tá?!). Minha loja é praticamente um BBB!

Mantenho um notebook ligado o tempo todo no controle das câmeras, dessa forma consigo, a qualquer hora, dar uma olhadinha no que está acontecendo na loja. Tenho uma ferramenta de chat, então consigo acompanhar uma venda através da visualização do funcionário, acesso a tela do computador que ele está usando e ao mesmo tempo interagir com ele pelo chat. É quase como se eu estivesse presente ao lado dele.

Visitas a loja

Claro que continuo indo a loja, mantenho uma média de uma ou duas visitas semanais. Para manter o fator surpresa, não tenho dia nem horário certos para visita. Alguns dias vou pela manhã, outros a tarde ou a noite, cheguei a ficar 10 dias sem ir, mas já fui dois dias seguidos. Essa é uma das maneiras de lembrar aos funcionários que a loja não está abandonada e que, mesmo distante, eu tenho controle sobre o que acontece lá e que posso chegar a qualquer dia e momento.

As visitas são utilizadas basicamente para organizar a papelada (boletos bancários pagos, tributos, folha de pagamento, etc), fazer reunião com o gerente e as vezes com a equipe inteira. Uma coisa que notei é o fato de ser mais fácil dar broncas, chamar atenção e fazer cobranças. Convivendo com os funcionários todos os dias, acabo por manter mais uma relação de colega de trabalho que patrão-empregado, o que acaba acentuando minha dificuldade pessoal de lidar com crises, como não os vejo mais diariamente, consigo dar uma bronca ou cobrar algo de maneira mais enérgica, já que o contato pessoal é menor. Além disso, uso as visitas para supervisionar se o trabalho de limpeza e organização está sendo feito da maneira correta, se os registros de limpeza estão sendo preenchidos, etc.

Além das visitas, uma das formas que encontrei para estar mais presente no dia-a-dia da loja é através de relatórios diários. O que é isso? Diariamente o gerente deve me mandar um relatório simples, contendo dados financeiros do dia anterior: vendas, rentabilidade, compras, pagamentos, etc. Tenho acesso a todos esses dados através do software mas obrigo-o a enviar um relatório condensado por dois motivos: faze-lo visualizar globalmente o que está acontecendo na empresa e dificultar alguma fraude ou trambique que alguém pense em fazer. Se houver uma quebra de caixa, por exemplo, o gerente deverá justificar imediatamente no relatório diário, não dando chances para que esse dado seja mascarado de alguma maneira. Além disso esse relatório serve para me lembrar que eu ainda tenho uma loja e que devo olhar para ela todos os dias, ao menos durante algumas horas.

Desempenho

Como disse, a maior dificuldade que tenho notado é pensar que a empresa está nas mãos de pessoas nem sempre totalmente preparadas para tal função, mas estou controlando isso de maneira que minha vida longe da empresa fique mais tranquila. Por outro lado, algumas boas surpresas estão acontecendo. Além da maior facilidade em dar ordens, notei que devido ao meu excesso de preocupação, tenho mais dados hoje que antes, quando estava no dia-a-dia da loja. Tenho a infeliz mania de confiar em contas mentais e armazenamento de cabeça. Como não estou mais diariamente envolvido na empresa, achei melhor controlar esses dados através de relatórios e registros de excel, como já era de se esperar, a segurança do registro fez com que eu olhasse com mais atenção para dados que nunca me preocupei direito.

Não consigo mensurar se o faturamento da loja foi afetado pela minha saída, existem muitas variáveis envolvidas nisso impossibilitando uma conclusão, porém, tudo está na média, o que me deixa satisfeito. Mesmo distante, continuo envolvido com a loja de maneira que minha cabeça fica a maior parte do dia ligada a ela, isso é graças a tecnologia que venho empregando que me permite ficar inserido na operação mesmo estando fisicamente distante. Isso não é bom, embora eu faça muitas atividades que me dão prazer, a cabeça sempre tá lá na empresa, e na primeira oportunidade me vejo olhando as câmeras ou analisando as vendas pelo smartphone.

Tudo isso tem um custo, que não é baixo, junte salário de funcionários extras, manutenção de softwares, hardwares atualizados, conexões de internet rápidas e o custo de oportunidade por cagadas falhas operacionais, perdas e possivelmente roubos e fraudes. O custo é alto, mas tem valido a pena.

Definitivamente administrar uma loja não é uma tarefa fácil nem agradável, seja em carne e osso ou via internet, mas vou levar dessa maneira por mais algum tempo. Daqui algum tempo, analisarei se vale a pena continuar dessa forma ou se é melhor vender a loja e levantar uma grana pra outra aventura. De uma coisa eu tenho certeza: não quero mais ter que trabalhar no dia-a-dia de uma loja como dono.

Bom, isso é o que tenho pra dizer sobre administração remota, fiquem a vontade pra fazer perguntas, sei que esse é um tema pouco abordado e terei o maior prazer em ajudar.